Xinnix Door Systems, gekend voor hun naadloze, onzichtbare deuren en schuifdeuren heeft reeds enkele jaren ervaring met beursdeelnames. Zowel nationaal als internationaal staan er jaarlijks heel wat beursdeelnames op hun planning. Op het moment dat ik in gesprek ga met Chris Vermeulen, de zaakvoerder en oprichter van Xinnix blijkt dat zij de gewoonte hebben om elk jaar opnieuw offertes en designs op te vragen bij verschillende standenbouwers. Omdat dit voor hen telkens veel tijd en energie vraagt schakelen ze graag Expoza in om dit over te nemen.
Op mijn advies starten we een traject op met als doel om een standenbouwer te kiezen voor de komende 3 jaar. Op die manier hebben ze meer stabiliteit in de look&feel van de stand, wat interessant is voor de herkenbaarheid naar de bezoeker toe, en kunnen ze besparen in de totale investering van de standenbouw.
De beurzen waarvoor we samen aan de slag gaan zijn Polyclose te Gent, Batibouw te Brussel en Fensterbau te Nuremberg, allen in het voorjaar van 2020. Fensterbau wordt jammer genoeg net voor aanvang geannullerd wegens de aankomende Covid-19 pandemie.
De LED-wall
Net nadat we een samenwerking gesloten hebben met standenbouwer Casalux vertelt Chris me plots dat hij een aankoop heeft gedaan van een partij tweedehands LED-tegels en dat hij die graag wil laten inwerken in de stand.
Het blijkt om een iets ouder model te gaan en er zijn weinig technische gegevens bekend bij de aankoop. Het betreft alvast niet de courante, gekende LED-tegels bij de standenbouwers, waardoor ook zij in eerste instantie niet direct weten hoe ze deze moeten integreren en aansluiten in de stand.
Zo hebben we het aangepakt
De moeilijkheid
Van zodra de LED-tegels en accessoires aankomen bij Xinnix ga ik langs bij hen in het magazijn om zelf de LEDs te bekijken om een antwoord te kunnen formuleren op enkele belangrijke vragen:
- Hoeveel tegels werden er precies aangekocht
- Welke afmetingen en gewicht heeft elke tegel
- Hoe zitten deze verpakt en kunnen we ze veilig transporteren van en naar de beurs / standenbouwer
- Hoe groot en omvangrijk is de processor
- Hoe moeten we de tegels aansluiten aan de processor
- Hoe moeten we de beelden programmeren
Het is duidelijk dat deze belangrijke info niet meekwam bij de aankoop en dat we dus op onszelf aangewezen zijn. Ook de standenbouwer heeft op het eerste zicht geen ervaring met de montage van dergelijk type LEDs.
Contact opnemen met specialisten
In mijn netwerk ga ik op zoek naar mensen die ons kunnen helpen.
Zo kom ik terecht bij Bert Decock van GivaPxl die (voor hij zijn eigen bedrijf oprichtte) meegewerkt heeft aan de ontwikkeling van de tegels. Op mijn vraag gaat hij langs bij de standenbouwer om samen met hen een proefopstelling van de LED-wall op te zetten en hen technische ondersteuning te bieden. Ook tijdens de opbouw van de eerste beurs Polyclose is hij aanwezig om alles in goede banen te leiden.
Daarnaast neem ik ook contact op met Ruth Ameel van Creathing die ervaring heeft in het programmeren van beeldmateriaal voor deze LEDs. Zij gaat langs bij Xinnix om Justine, de marketingverantwoordelijke, een opleiding te geven in deze materie. De eerste serie beelden programmeren ze samen voor Polyclose. Nadien kan Justine alleen aan de slag en stelt ze zelf de beelden samen voor Batibouw.
Coördinatie standenbouw en voorbereiding van de beursdeelname
Naast het integreren van de LEDs begeleid ik Xinnix ook op andere vlakken om hun beursdeelnames te optimaliseren.
Zo houden we enkele weken voor Polyclose een In-Company Standtraining. Hoewel hun team al vrij ervaren is, blijft het ook voor hen interessant om de kneepjes van het vak bij te schaven. Tijdens de training gaan we onder andere dieper in op welke doelstellingen ze bepaald hebben en hoe ze deze best kunnen benaderen. We vormen ook een duidelijker beeld van de ideale bezoeker om zo sneller te kunnen screenen tijdens de beurs met wie ze een goede connectie kunnen hebben.
Tijdens de opbouwperiode van Polyclose én Batibouw ben ik regelmatig aanwezig om de vooruitgang na te gaan en de integratie van de LED-wall van dichtbij op te volgen. Door een opleveringsmoment te houden met de standenbouwer kunnen we tijdig bijsturen zodat de stand perfect afgewerkt is als de beurs de deuren opent.
Op de beurs zelf breng ik ook spontaan een bezoek om af te toetsen of alles goed verloopt. Tijdens een van deze bezoekjes merk ik op dat het team een van de overzichten die we maakten tijdens de standtraining opgehangen heeft in de berging. Het is telkens fijn om te zien dat ze er zo enthousiast mee aan de slag gingen!
Na elke beurs houden we een debriefing bij zowel Xinnix als bij de standenbouwer om alles te evalueren en de planning door te nemen voor de volgende beurs.
Graag even kennismaken?
Zelf pas écht met de beurs bezig zijn wanneer je op de stand staat... Klinkt goed? Ik licht mijn aanpak graag verder toe tijdens een vrijblijvend kennismakingsgesprek.